Maximizar la eficiencia es una prioridad para todas las empresas, especialmente aquellas ocupadas con la fabricación o la entrega de productos/servicios urgentes. Pero cuando las empresas comienzan a hacer un esfuerzo serio para mejorar la eficiencia, a menudo descubren que el problema es mucho más profundo de lo que pensaban.
Un examen minucioso revela que la ineficiencia no es un problema aislado en unos pocos flujos de trabajo, sino un problema sistémico que compromete los esfuerzos de todos. Un problema menor se desenmascara como un gran obstáculo y una falla preocupante.
La razón por la que es tan fácil subestimar el problema de la ineficiencia es que las empresas a menudo no se dan cuenta de cómo una instancia de quedarse corta tiene efectos que se extienden y persisten. Eso significa que resolver el problema tiene menos que ver con hacer arreglos específicos y más con resolver los problemas que permiten que la ineficiencia se deslice por toda la organización y crezca en el proceso. Estas son las áreas en las que debe concentrarse si desea realizar mejoras significativas:
Acceso
Piense en lo frustrante que es tratar de hacer referencia a una información a la que no tiene acceso. En muchas organizaciones, los datos se almacenan en silos entre departamentos, lo que significa que el acceso es ineficiente o imposible. El tiempo perdido tratando de obtener acceso a un dato necesario o completar una tarea cuando no tiene la imagen completa es un retraso que probablemente se repite a diario en todos los departamentos de su organización.
Comunicación
El libre flujo de información es esencial si su empresa va a funcionar a toda máquina. Pero más a menudo la información está restringida u obstruida. Eso significa que cuando su equipo necesita comunicarse entre sí, se ven obligados a operar en diferentes páginas. Con demasiada frecuencia, se desperdicia un tiempo valioso tratando de facilitar una comunicación en lugar de intercambiar ideas de manera productiva.
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Una fuente importante de ineficiencia en organizaciones grandes y pequeñas tiene que ver con la cantidad de aportes humanos necesarios en cada flujo de trabajo. En lugar de depender de herramientas automatizadas de pedido a efectivo como ERP para manejar procesos que requieren mucho tiempo y mano de obra, las empresas utilizan un ejército de profesionales para manejar lo que equivale a la entrada de datos. Aceptan la ineficiencia debido a la creencia errónea de que la automatización creará más problemas que soluciones.
Colaboración
El objetivo de cualquier organización es convertirse en una suma mayor que sus partes. Pero para que eso suceda, los miembros del equipo deben poder colaborar de manera productiva y eficiente. Cuando hay obstáculos en la forma en que comparten ideas, acceden a la información y combinan esfuerzos, solo se degrada el talento que es exclusivo de su organización y fundamental para su éxito.
Cultura
Las empresas que han tenido más éxito en la reducción de la ineficiencia se dan cuenta de que ninguna solución única solucionará el problema. Más bien, se necesita un cambio cultural para comenzar a reconocer las verdaderas causas de la ineficiencia y realizar mejoras duraderas. Por ejemplo, contar con una estrategia de gestión de datos es esencial para manejar la complejidad de los mercados actuales. Pero muchas empresas renuncian a este paso, o solo lo hacen de boquilla. Hasta que no se concentre en hacer que su empresa sea más fuerte en lugar de simplemente hacerla menos débil, la ineficiencia siempre será un problema.
Existen innumerables soluciones en el mercado que afirman aumentar la eficiencia. Algunas son técnicas, otras implican capacitación y otras todavía bordean las estrategias de autoayuda . Mientras busca la solución correcta, concéntrese en una que pueda abordar todos los problemas discutidos anteriormente. Lo último que desea es que una ineficiencia simplemente sea reemplazada por otra. Identificar una solución integral que pueda florecer en toda su organización es la única forma de eliminar las ineficiencias que conoce, junto con todas las que no conoce.